Bạn là chủ đầu tư hay quản lý dự án? Bạn đang lo lắng về các rủi ro tiềm ẩn như tranh chấp, chậm tiến độ, hay phát sinh chi phí không lường trước với nhà thầu? Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ, minh bạch chính là công cụ quản lý hiệu quả và là “lá chắn” pháp lý vững chắc nhất.

Bài viết này Tân Phát sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện, trả lời các câu hỏi quan trọng nhất về việc xây dựng hợp đồng với nhà thầu, dựa trên quy định mới nhất của Luật Đấu thầu 2025..

Bạn cần tìm công ty tổng thầu uy tín tại Gia Lai – Gọi ngay Tân Phát để được tư vấn và hổ trợ ngay hôm nay.

Tại sao phải lập hợp đồng rõ ràng với nhà thầu?

Việc lập hợp đồng không chỉ là một thủ tục hành chính. Đây là nền tảng cốt lõi quyết định sự thành bại của dự án.

  • Bắt buộc theo pháp luật: Luật Đấu thầu 2023 quy định hợp đồng là một phần không thể thiếu của hồ sơ pháp lý dự án. Thiếu hợp đồng hoặc hợp đồng sơ sài có thể dẫn đến vi phạm pháp luật, đặc biệt khi các vấn đề về năng lực nhà thầu, vốn, mặt bằng không được làm rõ.

  • “Lá chắn” bảo vệ quyền lợi: Hợp đồng là cơ sở pháp lý để giải quyết mọi mâu thuẫn. Khi có tranh chấp, các điều khoản đã thống nhất sẽ là căn cứ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bạn.

  • Công cụ quản lý dự án hiệu quả: Một hợp đồng chi tiết giúp bạn kiểm soát tiến độ, giám sát chất lượng và minh bạch hóa tài chính, tránh các chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Làm thế nào để chọn đúng loại hợp đồng?

Việc lựa chọn sai loại hợp đồng có thể gây ra nhiều rủi ro về chi phí và trách nhiệm. Luật Đấu thầu 2025 quy định các loại hợp đồng phổ biến, mỗi loại phù hợp với tính chất gói thầu khác nhau:

  1. Hợp đồng trọn gói:

    • Bản chất: Giá hợp đồng không đổi trong suốt quá trình thực hiện. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm cho mọi rủi ro về khối lượng và biến động giá.

    • ✅ Nên áp dụng khi: Phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật và thời gian thực hiện đã được xác định rất rõ ràng, ít khả năng thay đổi.

  2. Hợp đồng theo đơn giá cố định:

    • Bản chất: Đơn giá cho từng hạng mục công việc là không đổi, nhưng giá trị thanh toán cuối cùng sẽ dựa trên khối lượng công việc thực tế được nghiệm thu.

    • ✅ Nên áp dụng khi: Chưa thể xác định chính xác khối lượng công việc nhưng đơn giá có thể xác định rõ.

  3. Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh:

    • Bản chất: Cả đơn giá và khối lượng đều có thể được điều chỉnh khi có các yếu tố biến động về giá (như giá vật liệu, nhân công) theo các thỏa thuận trong hợp đồng.

    • ✅ Nên áp dụng khi: Dự án kéo dài, có nguy cơ biến động giá lớn trên thị trường và chưa xác định được chính xác khối lượng công việc.

  4. Hợp đồng theo thời gian:

    • Bản chất: Thanh toán dựa trên thời gian làm việc thực tế của chuyên gia/nhà thầu (theo giờ, ngày, tháng) và các chi phí đi kèm.

    • ✅ Nên áp dụng khi: Thuê dịch vụ tư vấn, giám sát, hoặc các công việc khó xác định phạm vi và kết quả đầu ra.

  5. Hợp đồng hỗn hợp:

    • Bản chất: Là sự kết hợp linh hoạt giữa các loại hợp đồng trên để phù hợp với các gói thầu có nhiều hạng mục công việc với tính chất khác nhau.

Những điều khoản nào cần phải có để ngăn ngừa tranh chấp?

Một hợp đồng hiệu quả phải lường trước và quy định rõ cách xử lý các vấn đề thường gây mâu thuẫn. Hãy đảm bảo hợp đồng của bạn có các điều khoản sau:

  • Phạm vi công việc và yêu cầu kỹ thuật chi tiết: Đính kèm phụ lục mô tả rõ ràng khối lượng, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, bản vẽ thi công.

  • Tiêu chí nghiệm thu và bàn giao: Quy định cụ thể về quy trình, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng để nghiệm thu từng phần và toàn bộ dự án. Đây là cơ sở cho việc thanh toán.

  • Giá hợp đồng và điều khoản thanh toán: Ghi rõ tổng giá trị, đơn giá, đồng tiền thanh toán, số lần thanh toán, thời hạn và hồ sơ cần thiết cho mỗi đợt thanh toán.

  • Quy định về xử lý rủi ro và chi phí phát sinh: Ai chịu trách nhiệm khi giá vật liệu tăng? Thủ tục xử lý khi cần thay đổi thiết kế hoặc khối lượng công việc là gì?

  • Thưởng, phạt vi phạm hợp đồng: Cần có các chế tài rõ ràng cho việc chậm tiến độ, không đảm bảo chất lượng và cơ chế thưởng khi vượt tiến độ hoặc đạt chất lượng vượt trội.

  • Bảo lãnh và bảo hành: Quy định rõ về bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng và thời gian, phạm vi bảo hành công trình sau khi bàn giao.

Bạn đang phân vân không biết nên chọn xây dựng trọn gói hay chia từng phần? Cùng Tân Phát tìm hiểu nhé!

Quy trình 5 bước soạn thảo và ký kết hợp đồng chuyên nghiệp

Để đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý cao nhất và phản ánh đúng thỏa thuận của các bên, hãy tuân thủ quy trình sau:

  • Bước 1: Lập Dự Thảo Hợp Đồng

Dựa trên hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu, soạn thảo một bản dự thảo đầy đủ các điều khoản cần thiết đã nêu ở trên.

  • Bước 2: Đàm Phán và Thương Thảo Hợp Đồng

Tổ chức buổi làm việc chính thức với nhà thầu để rà soát, thảo luận và thống nhất lại từng điều khoản. Mọi thay đổi, điều chỉnh phải được ghi lại trong biên bản thương thảo hợp đồng.

  • Bước 3: Hoàn Thiện Hợp Đồng

Cập nhật các nội dung đã thống nhất trong biên bản thương thảo vào bản dự thảo cuối cùng.

  • Bước 4: Ký Kết Hợp Đồng

Các bên tiến hành ký kết. Kể từ ngày 01/01/2025, hợp đồng điện tử ký bằng chữ ký số trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.

  • Bước 5: Lưu Trữ Hồ Sơ

Lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ hợp đồng, bao gồm: văn bản hợp đồng, các phụ lục, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và biên bản thương thảo.

Lời Khuyên Từ Chuyên Gia: Đừng xem hợp đồng chỉ là một thủ tục pháp lý bắt buộc. Hãy coi đó là một kế hoạch hành động chi tiết và là công cụ quản lý dự án chiến lược. Một hợp đồng được đầu tư kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tránh được những tranh chấp không đáng có, đưa dự án đến thành công.